CRM preenchido automaticamente durante o atendimento
Um dos maiores gargalos operacionais em equipes de atendimento e a atualizacao manual do CRM. O atendente termina uma conversa, precisa abrir a ficha do contato e preencher uma serie de campos: o que o cliente queria, qual produto demonstrou interesse, qual e o orcamento disponivel, qual e o prazo de decisao. Esse processo demora, e mais da metade das vezes nao e feito com a frequencia e o detalhe necessarios.
O Agente de IA do Z-PRO resolve isso capturando informacoes durante a propria conversa e registrando-as automaticamente na ficha do contato, em tempo real.
Como o registro automatico funciona
Durante a conversa, o agente pode identificar informacoes relevantes com base nas instrucoes do sistema e registra-las diretamente nos campos personalizados do contato no CRM. Isso acontece de duas formas:
- Coleta estruturada: o agente faz perguntas especificas e salva as respostas nos campos correspondentes. Exemplo: pergunta o segmento da empresa e registra no campo Segmento.
- Coleta passiva: o agente identifica informacoes que o cliente menciona naturalmente na conversa e as registra sem perguntar explicitamente. Exemplo: o cliente menciona que sao uma empresa de 50 funcionarios e o agente registra isso no campo Numero de funcionarios.
Configurando os campos personalizados
Antes de ativar o registro automatico, verifique se os campos onde o agente vai salvar as informacoes existem na configuracao de contatos do Z-PRO. Acesse Configuracoes e depois Campos Personalizados e crie os campos que fazem sentido para o seu processo:
- Segmento da empresa
- Numero de funcionarios
- Principal desafio relatado
- Produto de interesse
- Orcamento informado
- Prazo de decisao
- Nivel de urgencia
Use nomes de campos claros e sem ambiguidade. O agente vai referenciar esses nomes nas instrucoes do sistema.
Instruindo o agente a registrar dados
Na aba Perfil, nas instrucoes do sistema, inclua instrucoes explicitas sobre quais dados coletar e em quais campos salvar. Diga ao agente para coletar o nome completo no campo Nome, o nome da empresa no campo Empresa, o numero de funcionarios no campo Tamanho da empresa, o principal problema relatado no campo Desafio principal, o produto de interesse no campo Interesse e o prazo de decisao no campo Prazo de compra. Instrua o agente a fazer as perguntas de forma natural, sem parecer um formulario.
Ativando a ferramenta de registro
Na aba Ferramentas, ative a opcao Registrar dados na ficha do contato. Sem essa ferramenta ativada, o agente pode coletar informacoes durante a conversa mas nao consegue persisti-las no CRM.
Combinando com tags e etapas do funil
O registro de dados fica ainda mais poderoso quando combinado com a aplicacao de tags e a movimentacao no funil. Por exemplo: se o cliente informa orcamento acima de um determinado valor, o agente registra o orcamento, aplica a tag Alto valor e move o contato para a etapa Oportunidade qualificada do funil. Tudo isso em uma unica conversa, sem nenhuma intervencao humana.
Auditando o que o agente registrou
Apos ativar o recurso, abra a ficha de alguns contatos que conversaram com o agente e verifique se os campos estao sendo preenchidos corretamente. Se algum campo estiver sempre vazio, provavelmente a instrucao para coletar aquela informacao nao esta clara o suficiente. Se algum campo estiver sendo preenchido com valores errados, revise a instrucao e os exemplos nas instrucoes do sistema.
