Cadastrar produtos um a um no sistema pode ser trabalhoso quando você tem um catálogo extenso. Para agilizar esse processo, o Sistema de Propostas Comerciais oferece importação em massa a partir de planilhas Excel ou catálogos em PDF — inclusive com Inteligência Artificial para extrair os dados automaticamente. Veja como funciona.
Quando Usar a Importação em Massa?
A importação em massa é ideal quando:
- Você está configurando o sistema pela primeira vez e tem muitos produtos
- Recebeu uma tabela de preços atualizada do fornecedor
- Tem um catálogo em PDF com dezenas ou centenas de itens
- Precisa migrar produtos de outro sistema
- Quer atualizar preços de muitos produtos de uma só vez
Opção 1: Importar de Planilha Excel
Preparando a Planilha
O sistema aceita arquivos .xlsx e .xls. Para a importação funcionar corretamente, organize a planilha com as seguintes colunas:
- Nome — nome do produto ou serviço (obrigatório)
- Descrição — descrição detalhada (opcional mas recomendado)
- Preço — valor numérico sem símbolo de moeda (ex: 1500.00)
- Categoria — categoria do produto para organização
- Unidade — ex: "mês", "hora", "unidade", "projeto"
Exemplo de planilha:
| Nome |
Descrição |
Preço |
Categoria |
Unidade |
| Site Institucional | Site com até 5 páginas... | 3500 | Sites | projeto |
| Gestão SEO Mensal | Otimização contínua... | 1200 | SEO | mês |
Realizando a Importação
- No menu do sistema, acesse Produtos → Importar
- Selecione a opção "Importar de Excel/Planilha"
- Faça upload do arquivo .xlsx
- O sistema exibe uma pré-visualização dos dados detectados
- Mapeie as colunas da sua planilha com os campos do sistema (se os nomes forem diferentes)
- Revise os dados na prévia e corrija eventuais inconsistências
- Clique em "Importar" para confirmar
Verificando a Importação
Após a importação, o sistema mostra um resumo: quantos produtos foram importados com sucesso, quantos tiveram erro e quais foram ignorados (ex: duplicatas). Acesse o catálogo para verificar os itens importados.
Opção 2: Importar de Catálogo PDF com IA
Esta é uma das funcionalidades mais inovadoras do sistema. Você envia um catálogo em PDF — mesmo que seja o PDF de um fornecedor, sem formatação padronizada — e a Inteligência Artificial analisa o documento, identifica os produtos, extrai nomes, descrições e preços, e pré-preenche os formulários de cadastro para você revisar.
Como Funciona a IA de Extração
O processo usa um modelo de linguagem avançado (similar ao ChatGPT) que lê o conteúdo do PDF página por página e identifica padrões de produto: nome, código, descrição técnica, preço unitário e preço de tabela.
A IA funciona bem com:
- Catálogos de fornecedores com tabelas de preços
- Listas de serviços com descrição e valores
- Tabelas de preços em formato de texto
- PDFs com layout variado (a IA adapta)
Passo a Passo da Importação via PDF
- Acesse Produtos → Importar → Importar de PDF
- Faça upload do arquivo PDF (tamanho máximo: 50MB)
- Aguarde o processamento — dependendo do tamanho, pode levar de 30 segundos a alguns minutos
- O sistema exibe os produtos identificados em formato de cards para revisão
- Para cada produto, você pode: confirmar (adiciona ao catálogo), editar (ajusta os dados antes de salvar) ou ignorar (descarta o item)
- Após revisar todos, clique em "Salvar Selecionados"
Revisando os Produtos Extraídos
A IA é precisa, mas pode cometer erros — especialmente com:
- PDFs com imagens escaneadas (texto não reconhecível)
- Formatações muito incomuns ou tabelas complexas
- Preços com formatação não padrão
Por isso, sempre revise os produtos antes de confirmar. Corrija nomes, ajuste preços e complete descrições que ficaram incompletas. Mesmo com pequenos ajustes, a IA economiza horas de digitação manual.
Importando Imagens dos Produtos
Para planilhas Excel que têm imagens dos produtos embutidas, o sistema tenta extrair e associar as imagens automaticamente. Para catálogos PDF, as imagens identificadas são exibidas junto ao produto para que você decida se quer usá-las.
Se as imagens não forem extraídas automaticamente:
- Importe os produtos primeiro (dados textuais)
- Edite cada produto individualmente para adicionar a imagem
- Ou use a galeria de imagens do sistema para fazer upload em lote
Atualizando Preços em Lote
Quando os preços precisam ser atualizados (reajuste anual, mudança de tabela), você pode reimportar a planilha atualizada. O sistema detecta produtos com o mesmo nome e pergunta se você quer atualizar os existentes ou criar novos.
Dicas para Importações Bem-sucedidas
- Limpe a planilha antes de importar: remova linhas em branco, células mescladas e formatações especiais
- Use uma linha por produto — não use células mescladas para agrupar
- Padronize os preços: use apenas números, sem R$, pontos de milhar ou outros símbolos
- Para PDFs, prefira PDFs com texto selecionável (não imagens escaneadas)
- Faça importações menores (até 100 itens por vez) para facilitar a revisão
Conclusão
A importação em massa de produtos é um acelerador poderoso para quem está começando a usar o sistema ou precisa atualizar o catálogo frequentemente. Com a combinação de Excel para dados estruturados e IA para PDFs não padronizados, você popula seu catálogo rapidamente e começa a criar propostas profissionais em minutos.
Pronto para montar seu catálogo? Acesse o sistema gratuitamente e comece com o plano que mais se encaixa no seu negócio.
Leia também: Como criar propostas comerciais que fecham vendas para dicas de estrutura e persuasão que aumentam a taxa de conversão.
