Quando a sua equipe começa a atender pelo CRM WhatsApp, a primeira pergunta do gestor costuma ser: cada atendente vai ver tudo, ou só o que é dele? A resposta depende de três ajustes que você faz em poucos minutos: o perfil do usuário, as permissões de menu e as regras de visibilidade da conta.
Neste guia mostramos, com telas reais do sistema, como configurar cada usuário e o que ele passa a enxergar no Kanban, no Funil de Vendas e no calendário. Para os exemplos criamos uma conta de demonstração com dois atendentes, Ana e Bruno, e contatos fictícios.
1. Cadastre cada atendente com o próprio login
Em Administração > Usuários ficam todas as pessoas que acessam o CRM. Cada atendente precisa do próprio e-mail e senha: é isso que permite ao sistema saber quem atendeu quem, e mostrar a cada um apenas o que é dele.
A lista de usuários: Ana e Bruno como atendentes, e o gestor como administrador.
Clique em Novo Usuário e preencha nome, e-mail e senha. Os dois campos que mais importam para a visibilidade são estes:
- Perfil: Atendente trabalha nos próprios atendimentos; Supervisor acompanha as filas sob a responsabilidade dele; Administrador vê e configura tudo.
- Usuário Restrito: quando habilitado, o atendente fica limitado aos próprios contatos. Na conta de demonstração, com essa opção ligada, a tela geral de Contatos fica bloqueada para a Ana e o Kanban mostra apenas os contatos da carteira dela.
Novo usuário com perfil Atendente e a opção Usuário Restrito habilitada.
2. Escolha quais menus cada pessoa acessa
No mesmo formulário, abra Permissões de Menu. Ali você marca o que aparece para aquele usuário: Envio em Massa, Grupos, Chat Privado, Kanban, Funil, Tarefas, Agenda, Campanhas e Contatos. Um atendente de suporte, por exemplo, não precisa de Envio em Massa nem de Campanhas.
Permissões de Menu: desmarque o que aquela pessoa não deve acessar.
Também dá para definir um Horário de Atendimento por usuário, útil quando a equipe trabalha em turnos.
3. Ligue as regras de visibilidade da conta
As permissões de cada usuário se somam a regras gerais, em Configuração > Configurações > Tickets e Visibilidade. As duas que separam o trabalho de cada atendente são:
- Não visualizar Tickets já atribuídos a outros usuários: depois que um atendimento é assumido, só o responsável e os administradores conseguem abrir aquela conversa.
- Privacidade do Funil: atendentes e supervisores passam a ver apenas as próprias oportunidades. Pipelines, ações e logs ficam restritos aos administradores.
Tickets e Visibilidade: cada atendimento fica com quem o assumiu.
Privacidade do Funil ligada. Depois de alterar, clique em Salvar no topo da página.
Na mesma seção existe a opção Forçar atendimento via Carteira: clientes que têm um atendente fixo voltam sempre para ele, com prioridade sobre a distribuição automática da fila. Para quem trabalha com carteira de clientes, vale ligar.
4. O que o gestor vê
O administrador continua com a visão completa. No Kanban aparecem todos os contatos, com o nome do atendente responsável em cada cartão:
Visão do gestor: os contatos da Ana e do Bruno no mesmo quadro.
No Funil de Vendas, o gestor vê todas as oportunidades, com valor, etapa e previsão de fechamento de cada uma:
Funil completo: oito oportunidades de dois atendentes.
5. O que cada atendente vê
Kanban: só os leads que ele atende
Ao entrar com o login da Ana, o mesmo Kanban mostra apenas os contatos da carteira dela: Mariana, Carlos, Rafael, Juliana e Beatriz. Os clientes do Bruno não aparecem.
Kanban da Ana: só os leads que ela atende.
Kanban do Bruno: Patrícia, Lucas, Sofia, Diego e Thiago.
Funil: só as oportunidades dele
Com a Privacidade do Funil ligada, a Ana vê só as quatro oportunidades em que ela é a responsável. As abas de Pipelines e Ações somem para ela, porque são configurações do gestor.
Funil da Ana: quatro oportunidades, todas dela.
Calendário: os compromissos de cada um
Na aba Calendário do Funil, cada atendente enxerga apenas as datas de fechamento previstas das próprias oportunidades. Funciona como a agenda comercial de cada pessoa: a Ana vê os retornos dela, o Bruno vê os dele.
Calendário da Ana: só os fechamentos previstos dela.
Calendário do Bruno, no mesmo mês.
Um ponto de atenção: a Agenda de consultas, no menu Gestão, é compartilhada pela empresa. Ela é pensada para recepção e marcação de horários, então todos que têm acesso ao menu Agenda veem as consultas marcadas. Se um atendente não deve ver essa agenda, desmarque Agenda nas Permissões de Menu dele.
Contatos: a base completa fica com o gestor
Com Usuário Restrito habilitado, a tela geral de Contatos fica bloqueada para o atendente. Ele trabalha com os clientes dele pelo Kanban, pelo Funil e pelos atendimentos, sem acesso à base inteira da empresa.
O que a Ana vê ao tentar abrir a lista geral de contatos.
Resumo: configuração recomendada para equipes de vendas
| Onde | O que ajustar | Resultado |
|---|
| Usuários | Um login por atendente, perfil Atendente | Cada conversa fica registrada com o nome de quem atendeu |
| Usuários | Usuário Restrito habilitado | O atendente trabalha só com a carteira dele |
| Permissões de Menu | Desmarcar Envio em Massa, Campanhas e o que não fizer parte da função | Menu mais simples e menos risco de erro |
| Configurações | Não visualizar Tickets já atribuídos a outros usuários | Cada atendimento fica com quem o assumiu |
| Configurações | Privacidade do Funil | Cada vendedor vê só as próprias oportunidades e o próprio calendário |
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